Gangudvalg

Om opsyn med vedligeholdelse og orden på havelodderne

Retningslinjer for Gangudvalget

(rev. februar 2023)

Formål med gangudvalget

Gangudvalget har til opgave at sikre, at de gældende regelsæt, Gladsaxe Kommunes deklaration, Kolonihaveforbundets regler, offentlige myndigheder og vedtægter & ordensregler, vedrørende vedligeholdelse, og orden af grunden efterleves af alle medlemmer i HF Samvirke (HF Samvirkes vedtægter § 6 og § 7)

Hensigt

• At skabe gennemsigtighed, tydelighed og ens vilkår for alle
  
  
• At bevare traditioner, klarlægge traditioner og skabe nye traditioner
  
  
• At gøre op med myter, fortællinger, og forståelser
  
  

• At vi overholder den deklaration som Gladsaxe Kommune stiller for de enkelte kolonihaver
  
  
• At vi sikrer at der er fri vej for brandvæsen og ambulancer mm.
  
  
• At vi alle overholder de gældende regler og undgår konflikter med vores naboer
  
  

Medlemmer

Bestyrelsen udpeger medlemmer til Gangudvalget som varetager opgaven. Ansvaret er gældende i en 1-årig periode efter seneste Generalforsamling.

Ansvar og beføjelser

Gangudvalget er repræsentant for Bestyrelsen, som ved valg på Generalforsamlingen er forpligtiget og bemyndiget til, at føre tilsyn med at beslutninger, ordensregler og vedtægter overholdes. (HF Samvirkes vedtægter §6 mfl.)

Gangudvalget er forpligtiget til at gøre status på sin opgaver ved Bestyrelsesmøder, og har udelukkende beføjelser til at følge og sikre eksisterende regelsæt.

Det enkelte havelod (medlem) er forpligtiget til at holde sig orienteret om eksisterende krav og regelsæt, herunder eventuelle henstillinger fra Gangudvalget.

Undtagelser

Gangudvalgets opgave er undtaget bygningernes beskaffenhed og øvrige bygningsmæssige forhold med mindre disse åbenlyst er skæmmende for havens stand (HF Samvirke vedtægter § 7 mfl.)

Hyppighed

Gangudvalget laver opfølgning i HF Samvirke minimum 3 gange årligt pr. sæson.

Offentliggørelse

Gangudvalget meddeler på Foreningens opslagstavler og på hjemmesiden hvilke uger der runderes. Der tilstræbes at give varsel minimum 2 uger før.

Funktion

Gangudvalget fører inspektion med samtlige havelod i HF Samvirke jf. ordensregler & vedtægter. Der vurderes:

1. Vedligeholdelse af skel mod fællesarealer og mod nabo ift. beplantning, græsser, hæk, ukrudt, træer og buske.
   
   
2. Generel vedligeholdelse af haven ift. beplantning, beskæringer, ukrudt, græs, oprydning mv.
   
   
3. Skæmmende manglende oprydning mod fælles arealer eller nabo skel
   
   
4. Misrøgtet vedligeholdelse af haveloddets generelle tilstand
   
   
5. Manglende postkasse og havelåge
   
   

Gangudvalget er forpligtiget til at udarbejde en fuldstændig oversigt over HF Samvirkes haver, og tydeligt at anføre påmindelser, påtaler, advarsler og sanktioner med havenummer, dato, tidsfrister, eventuelle indsigelser samt præcis hvilke forhold der skal bringes i orden.

Gangudvalget er forpligtiget til at indføre eventuelle aftaler og dispensationer i HF Samvirkes arkiver med angivelse af dato, tidsfrister, og præcisering af årsager & overtrædelser.

Procedure

Finder Gangudvalget anledning til påtale af forholdene i haveloddet, afleveres en påmindelse med tydelig påtegning af kritisable forhold, der skal bringes i orden inden næste rundering, og af påmindelsen fremgår hvornår denne finder sted. Påtalen afleveres i haveloddetrs postkasse/mail.

I særlige tilfælde kan der anføres en kortere tidsfrist for at bringe det påtalte iorden.

Skulle forholdene mod forventning ikke være bragt i orden ved 2. rundering gives en påtale, og en tidsfrist til at bringe påpegede forhold i orden. Påtalen afleveres i haveloddets postkasse/mail.

Ved 3. rundering gives en advarsel, og mulige sanktioner anføres Hvis forholdene ikke bringes i orden, efter gældende regler, indenfor en specifik tidsramme. Advarslen afleveres i haveloddets postkasse/mail.

4. rundering finder sted umiddelbart efter tidsfristens udløb. Hvis forholdene fortsat ikke er bragt i orden, vil man blive indkaldt til samtale med deltagelse af Bestyrelsesformand. Denne indkaldelse sker via registrerede mailadresser eller ved fremsendelse af brev (omkostninger hertil dækkes af haveloddet). Haveloddet informeres i mailen/brevet om sanktion, tids- og indsigelsesfrist.

Er forholdet ikke bragt i orden herefter iværksættes sanktion umiddelbart

Gentagelsessager

Hvis et havelod gentagende gange ikke overholder HF Samvirke regelsæt mfl., så det giver anledning til påtaler, drøftes sagen i Bestyrelsen

Der kan være anledning til, at sædvanlig procedure afviges, hvis forholdene skønnes at berettige til øjeblikkelige sanktioner

I sådanne tilfælde træffer Bestyrelsen beslutning om sanktion, og haveloddet indkaldes til en personlig samtale, hvor sanktionen præsenteres. Hvis haveloddet ønsker at undgå sanktion, træffes aftale om et kortere tidsrum hvorefter forholdene skal være bragt i orden

Sker dette ikke, iværksættes besluttede sanktion umiddelbart, hvilket meddeles haveloddet

Kommunikation kan foregå via sms/mail eller pr. brev, hvis der ikke er registreret korrekte oplysninger (omkostninger hertil dækkes af haveloddet).

Sanktioner

Sanktioner af et havelod udøves af Bestyrelsen, og hver enkel sag vurderes specifikt.

Sanktionerne skal have en karakter der tilstræber, at haveloddet lever op til HF Samvirkes regler og standarder jfr. Beskrivelse i Vedtægter, Ordensregler, Gangudvalg og Gladsaxe Kommunes Deklaration, offentlige myndigheder mfl.

Sanktioner skal udelukkende rette sig imod specificerede forhold, der har givet anledning hertil.

Sanktioner kan være at engagere professionelle fagfolk, der for haveloddet regning, udbedrer påtalte forhold. Dette vil typisk være gartnere, og renholdningspersonale

Bestyrelsen påtager sig ikke ansvar for at finde billigst mulig løsning, men prioriterer at forholdene skal bringes i orden indenfor en kort tidsramme

Udgiften opkræves sammen med efterkommende opkrævning af almindelig haveleje via Kolonihaveforbundet.

Sanktioner kan i særlige eller gentagende tilfælde afstedkomme foranstaltninger med henblik på ophævelse af lejemålet/medlemskabet.

Dispensationer

Hvis et havelod er overtaget eller købt i indeværende sæson, kan der dispenseres fra opfyldelse af krav frem til næste sæson.

Hvis der er væsentlige årsager til et havelods tilstand, ikke opfylder eksisterende kriterier, f.eks. sygdom, underrettes Bestyrelsen med henblik på dispensation. Dispensation gælder for maksimum 1 sæson, og beror på et individuelt skøn.

Gangudvalget kan ikke udstede dispensationer, det er et Bestyrelsesansvar.

 Indsigelser

Hvis et havelod ikke er enig i Gangudvalgets vurdering og beslutning, gøres der indsigelse inden 8 dage. Indsigelsen skal være skriftlig og begrundet.

Indsigelsen kan sendes pr mail til Bestyrelsen eller Gangudvalget. Der er også mulighed for at aflevere indsigelsen i HF Samvirkes kontortid eller i kontorets brevkasse med tydelig angivelse af mailadresse.

Herefter vil bestyrelsen vurdere indsigelsen, evt. med et afklarende møde eller mail med henblik på at give en udførlig tilbagemelding på indsigelsen, herunder evt. pålæg jfr. den nye vurdering